GP3: Gestão de projetos - Parte I

Terminar tudo no prazo acertado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam. Isso é o que se espera de qualquer empresa, seja uma multinacional ou uma micro-empresa. Porém, a experiência mostra que, na maior parte das vezes, esse não é um desafio fácil de ser cumprido. Inúmeras ações podem fazer com que as expectativas não se cumpram. Os erros vão desde o estabelecimento das expectativas até a execução dos projetos.

Nas próximas semanas vamos apresentar as melhores práticas de Gestão de Projetos. Essas práticas são consolidadas e disseminadas desde 1969 por uma das mais importantes instituições que atuam nesse setor, o PMI ® (Instituto de Gerenciamento de Projetos) www.pmi.org.

As práticas que apresentaremos fazem parte da mais conhecida publicação desse Instituto, o PMBOK® (Guia de Conhecimento em Gestão de Projetos). Este guia identifica e descreve os princípios e práticas mais aplicadas e aceitas para a maior parte dos projetos na maior parte das vezes.

De acordo com a edição 2005 do PMBOK® "Projeto é um empreendimento único que deve ter claramente definido seu início e fim e que conduzido por pessoas possa atingir seus objetivos, respeitando o prazo, custo e qualidade". Um bom profissional que esteja envolvido com a realização de projetos deve saber que suas responsabilidades estão diretamente relacionadas à:

1. alcançar todos os objetivos pré-estabelecidos para o projeto;
2. concluir o projeto dentro do prazo pré-determinado;
3. concluir o projeto respeitando o custo orçado;
4. entregar os 'produtos' do projeto conforma qualidade acordada inicialmente.

Existe uma forte ligação entre esses 4 tópicos. Um gerente de projetos pode facilmente acelerar a conclusão de um projeto às custas da sua qualidade, deixando de entregar partes pré-acordadas, ou mesmo aumentando o custo total do projeto. Da mesma forma, uma pressão para redução dos custos pode ser atendida com a redução do desempenho em qualidade ou comprometendo parte do escopo do projeto. Muito bem, existe então um dilema gerencial entre esses 4 tópicos, ou seja, aos melhorar-se o desempenho num deles, prejudica-se os outros. É claro que é sim possível melhorar todos ao mesmo tempo, e é nesse ponto que entram as boas práticas de gestão de projetos que serão aqui apresentadas.

Ciclo de Vida de Projetos

Os projetos podem ter sua realização separada em 5 fases:

Essa separação ajuda aos profissionais envolvidos a entender os objetivos do seu trabalho em cada fase e a melhor controlar o andamento do projeto.

Processo de Iniciação: fase inicial em que se define o projeto, as necessidades são identificadas.
Processo de Planejamento: nessa fase se define e refina o objetivo do projeto, planejam-se as ações necessárias para atingir os objetivos e o escopo para o qual se propõe o projeto. Nessa fase são desenvolvidos planos auxiliares para gestão do projeto (plano de qualidade, comunicação, riscos, suprimentos e recursos humanos).
Processo de Execução: integra as pessoas e os outros recursos para colocar em prática o plano do projeto. É geralmente nessa fase em que ocorre a maior parte do esforço/dispêndio do projeto.
Processo de Controle: ocorre em paralelo ao processo de execução. Mede e monitora o progresso para identificar variações em relação ao planejado para que ações corretivas sejam disparadas quando necessário.
Processo de Enceramento: formaliza a aceitação do projeto, serviço ou resultado. Analisa a evolução do projeto para que erros não se repitam no futuro.

Existe uma sobreposição no tempo entre os processos, boa parte das atividades de planejamento se estende por todo ciclo do projeto assim como as atividades de execução e controle. Entretanto, a intensidade de trabalho ou nível de esforço de cada processo costuma variar como pode ser observado na figura a seguir.

O PMBOK® estrutura o conhecimento em Gestão de Projetos em 9 áreas. O conhecimento apresenta-se organizado em processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar uma determinada área. As áreas são:

1. Gerenciamento do Escopo do Projeto - assegura que o projeto inclua todas atividades para que se alcancem os resultados esperados.
2. Gerenciamento do Tempo do Projeto - assegura que o projeto que o projeto seja concluído no prazo previsto.
3. Gerenciamento do Custo do Projeto - assegura que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.
4. Gerenciamento da Qualidade do Projeto - assegura que o projeto satisfaça todas às necessidades para as quais ele foi criado.
5. Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto - assegura que todos os recursos humanos envolvidos no projeto sejam empregados de forma eficaz.
6. Gerenciamento da Comunicação do Projeto - assegura que seja feita a coleta, divulgação, armazenamento e disposição apropriada das informações do projeto para todos os envolvidos.
7. Gerenciamento dos Riscos do Projeto - assegura que os riscos do projeto sejam identificados, analisados e que planos de contingência sejam desenvolvidos.
8. Gerenciamento de Aquisições do Projeto - processos necessários para aquisição de produtos e serviços a fim de cumprir o escopo do projeto
9. Gerenciamento da Integração do Projeto - assegura que os vários aspectos do projeto estejam coordenados

Nas próximas matérias trataremos de cada uma das áreas de gestão com mais detalhes.

Essa série de matérias é produzida pela PROAGE empresa que desenvolve e comercializa o software de gestão de projetos GP3
Clique aqui para testar o GP3 gratuitamente