Depois da visão geral de Gestão de Projetos e da primeira área que foi a Gestão de Escopo, agora vamos explorar um pouco a Gestão de Tempo em Projetos. A pergunta chave aqui é "Por que nenhum projeto consegue terminar no prazo previsto?".

É importante considerar o termo PREVISTO. Na verdade, pode-se chamar de "prazo previsto", "prazo estimado", "prazo planejado", etc. O fato é que esse prazo é definido antes da execução do projeto, ou seja, sua definição é feita com base em previsões, na fase de planejamento do projeto. E se existe uma coisa que pode-se afirmar com certeza sobre previsões é que elas estão SEMPRE erradas. Se existe alguém que aprendeu como fazer previsões CERTAS, essa pessoa não está mais trabalhando com Gestão de Projetos.

Infelizmente essa constatação não nos desobriga ter que fazer as estimativas de prazo. Tudo bem, temos que aceitar que as previsões estejam sempre erradas, mas o ponto que temos como atuar é sobre "quão erradas" estão as previsões. Uma coisa é estimar o prazo de uma atividade em cinco dias e na prática ela levar oito. Outra, completamente diferente é prever cinco dias e a atividade levar vinte para ser realizada.

Quando os cronogramas dos projetos são produzidos a partir de previsões, mesmo que com os erros que são normais das previsões, a situação ainda é boa. Na prática, boa parte dos cronogramas é desenvolvida com base nas metas ou objetivos pré-estabelecidos de prazo para conclusão do projeto, sem a devida verificação de viabilidade.

Parece existir uma "lei natural das coisas" que diz que, uma atividade não pode, em hipótese alguma, terminar antes do prazo.

Posso dizer que todos aprenderam bem a lição. Afinal foi assim que fomos treinados, certo? Você lembra como era a dinâmica de trabalho no colégio, ou na faculdade? Isso mesmo, trabalho. Puxe pela memória os momentos que mais incomodavam naquela época. Esses eram os momentos de trabalho. Bom, além de ter que acordar cedo tinha a época de provas, certo? Pois bem, uma disciplina acadêmica ocupa aproximadamente seis meses da vida de uma pessoa, mas concentra toda, ou boa parte do trabalho dos alunos em uma ou duas semanas desse período. A tal "semana de provas".

Depois de vivenciar pelo menos 15 anos um ambiente como esse, que tipo de profissional podemos esperar no mercado? Pessoas habituadas a trabalhar intensamente durante alguns períodos curtos: os períodos de prova ou de entrega de relatórios, de apresentação para a diretoria, de entrega para o cliente, do vencimento do contrato, dia da auditoria, etc. Já existe até na literatura uma explicação para esse 'fenômeno', chama-se "Síndrome do Estudante". Veja figura a seguir:

Existe uma outra "lei natural das coisas" que também impede que as atividades terminem antes do prazo, é a chamada Lei de Parkinson. Visualize-se na situação de terminar uma atividade cuja estimativa de tempo era de 3 dias em apenas 1. O que fazer então? Vamos pensar em algumas alternativas:

1. Diminuir o ritmo por mais dois dias até o final do prazo combinado.
2. Não é possível? Ainda tenho mais dois dias pra essa atividade! Eu não posso ter terminado direito. Deixe-me rever se está tudo certo.
3. É hora de caprichar nos anexos.
4. Aproveitar o tempo para apagar os e-mails antigos, ou para organizar a mesa.
5. Todas anteriores estão corretas.
6. NDA.

Muito bem, Cyril Northcote Parkinson (1909-1993), historiador, com atuação na área de administração de empresas, em 1957 após uma pesquisa em ambientes administrativos na Inglaterra concluiu que "o trabalho se expande para ocupar o tempo disponível". Ok, Sem tirar o mérito do Mister Parkinson que provou isso lá no século passado. Essa é uma conclusão que todos aprendem ainda quando são estagiários, se você tiver 30 minutos para fazer um relatório, você termina em 30 minutos. Se o mesmo relatório for solicitado com um prazo de três horas, as três horas serão ocupadas para sua elaboração, ou não?

Muito bem, até agora nenhuma novidade, mas como lidar com isso? Como gerenciar adequadamente os tempos do projeto? Novamente vou nos remeter às boas práticas disseminadas pelo Project Management Institute - PMI ®, em sua publicação Project Management Body of Knowledge - PMBOK ®. A figura a seguir apresenta os seis processos indicados no PMBOK para o gerenciamento de tempo do projeto:

1. Definição da atividade: atividades que precisarão ser realizadas para produzir o escopo definido pela EAP do projeto. Falamos da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) na matéria II dessa série, lembra-se? A EAP define o que está no escopo e o que está fora dele.
2. Seqüenciamento de atividades: formalização da relação/amarração entre as atividades. Define o quê precisa ser feito antes do quê.
3. Estimativa de recursos: tipo e quantidade de recursos que serão necessários para realizar cada atividade.
4. Estimativa de duração: tempo necessário para realizar cada atividade.
5. Desenvolvimento do cronograma: colocar as datas nas atividades considerando as definições anteriores e as restrições do projeto e dos recursos.
6. Controle do cronograma: acompanhamento de progresso e mudanças do cronograma.

A figura acima apresenta as principais atividades do Gerenciamento do Tempo do Projeto, mas para você entender e aplicar as boas práticas, sugiro que você leia esse capítulo do PMBOK ®.

10 ações para melhorar o Gerenciamento de Tempo do Projeto

1. Não minta para você mesmo. Não minta para os outros.
2. Resista à tentação de planejar os prazos do projeto com base no prazo desejado.
3. Seja realista. Considere a verdadeira disponibilidade dos recursos.
4. Não planeje o prazo se o escopo não estiver bem definido. E lembre-se da ação #1.
5. As atividades não precisam terminar no prazo. Elas podem terminar ANTES.
6. Coloque as coisas no papel.
7. Não seja ingênuo. O cronograma precisa ser atualizado com o andamento do projeto.
8. Se o escopo mudar lembre de rever os prazos também.
9. Monitore! Monitore! Monitore!
10. Sempre promova a comunicação da equipe.

Na próxima matéria será a vez da Gestão de Custos do Projeto.

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